Szkolenie zleceniobiorcy: kiedy obowiązek BHP wpływa na koszt, podatek i ZUS

Gdy zleceniobiorca wykonuje pracę na terenie firmy, pojawia się pytanie o zapewnienie mu bezpiecznych warunków. Szkolenie z zakresu BHP dla osoby na umowie zlecenia może być obowiązkiem, ale jego sfinansowanie niesie konsekwencje zarówno dla kosztów zleceniodawcy, jak i rozliczeń podatkowych zleceniobiorcy. Kluczowe jest więc ustalenie, kiedy takie szkolenie wchodzi w zakres obowiązków związanych z bezpiecznym świadczeniem usług, a kiedy stanowi dodatkową korzyść.

Kiedy zleceniodawca musi zorganizować szkolenie BHP dla zleceniobiorcy?

Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, wynikający z art. 304¹ Kodeksu pracy, dotyczy również osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Z tego powodu prawidłowo przeprowadzone szkolenie osoby zatrudnionej na umowę zlecenie staje się kluczowe, gdy wymaga tego charakter wykonywanych czynności. Szkolenie BHP dla zleceniobiorcy jest konieczne, gdy wykonuje on pracę na terenie lub w miejscu wyznaczonym przez zleceniodawcę, a czynności te wiążą się z ryzykiem zawodowym. Dotyczy to zwłaszcza prac fizycznych, obsługi maszyn czy kontaktu z substancjami chemicznymi. Zleceniodawca powinien ocenić ryzyko dla danego stanowiska – monter urządzeń na hali produkcyjnej będzie wymagał pełnego instruktażu, ale grafik pracujący w biurze również powinien poznać zasady ergonomii czy procedury ewakuacyjne. Obowiązek ten zazwyczaj nie dotyczy zleceniobiorców pracujących w pełni zdalnie, na własnym sprzęcie.

Należy też odróżnić szkolenie wynikające z bezpieczeństwa od dodatkowego świadczenia podnoszącego kwalifikacje. Obowiązkowy instruktaż BHP obejmuje zasady bezpiecznego korzystania ze sprzętu i procedury awaryjne, czyli wiedzę niezbędną do dopuszczenia do pracy. Jeśli jednak zleceniodawca z własnej inicjatywy finansuje kurs doszkalający, który nie jest bezpośrednio związany z wymogami bezpieczeństwa, takie świadczenie jest traktowane inaczej pod względem podatkowym.

Skutki podatkowe i księgowe sfinansowania szkolenia

Gdy firma pokrywa koszt szkolenia BHP, dla zleceniobiorcy powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia, zgodnie z art. 13 pkt 8 ustawy o PIT. Jego wartość ustala się na podstawie cen rynkowych, czyli kwoty, jaką zleceniobiorca musiałby zapłacić, gdyby samodzielnie kupował taką usługę. Zleceniodawca dolicza tę wartość do przychodu zleceniobiorcy w danym miesiącu. Od łącznej kwoty, czyli wynagrodzenia i wartości szkolenia, pobiera zaliczkę na podatek dochodowy i nalicza składki ZUS. Wyjątki od tej zasady są rzadkie i dotyczą głównie podstawowych środków ochrony indywidualnej, a nie usług szkoleniowych.

Po stronie zleceniodawcy wydatek na szkolenie kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że ma związek z prowadzoną działalnością. W przypadku obowiązkowego szkolenia BHP jest to oczywiste – bez niego zleceniobiorca nie mógłby bezpiecznie wykonywać pracy, która generuje przychód dla firmy. Taki koszt księguje się na koncie kosztów usług obcych na podstawie faktury. W dokumentacji warto precyzyjnie opisać charakter wydatku, aby oddzielić go od wynagrodzenia za wykonanie zlecenia.

Decyzja o szkoleniu zleceniobiorcy wymaga jednoczesnej analizy obowiązków BHP oraz skutków w podatku dochodowym i składkach ZUS. Dopiero kompleksowe ujęcie tych trzech obszarów pozwala prawidłowo zarządzić kosztami, uporządkować dokumentację i zminimalizować ryzyko podczas ewentualnej kontroli.